Contractify is ontworpen op basis van onze jarenlange ervaring in het beheren van contracten. 

Contractify laat je toe om op een uiterst gebruiksvriendelijke manier alle afspraken en milestones in je contracten op te volgen, alle contracten en documenten te centraliseren en, als je dit wenst, heel flexibele en duidelijke samenvattingen te registreren. Speerpunt bij het ontwikkelen van de software was gebruiksgemak.
De contracten zijn niet enkel ingedeeld volgens afdeling of vestiging, maar ook op basis van diverse dossiers: “waarover gaat dit contract?”. De dossiers laten je toe om heel snel optimalisaties op te merken. “Met wie werken we samen voor onze mobiele telefonie?”, “Wat zijn onze huurcontracten?” zijn vragen die je letterlijk binnen de 5 seconden kan beantwoorden.

Contractify toont je niet alleen de huidige situatie maar geeft ook een duidelijk beeld wat er in het verleden gebeurd is: offertes, contractvoorstel, vorige leveranciers,… De ingebouwde intellegentie neemt daarnaast heel wat administratieve taken van je over en zorgt er voor dat de informatie die je nodig hebt op het juiste moment proactief onder je aandacht komt. Zodat jij je kan focussen op wat het belangrijkste is: je business.

En wat meer is: de chatfunctie brengt je in rechtstreeks contact, niet alleen met experten in het gebruik van de software, maar tevens met experten in het beheer van contracten. Heb je een vraag? Het antwoord is snel daar

SOFTWARE

Software is essentieel om contracten goed te beheren & op te volgen. Om maximale return te bekomen beschik je over een mix van enkele handige functionaliteiten.
N

Dashboard

Het dashboard toont je in één oogopslag welke contracten en taken je aandacht vragen, en wat er je de komende maanden te wachten staat. Naast je eigen dashboard heb je ook zicht op hoe het zit met de contracten en taken van je team op het teamdashboard.
N

Dossiers

De dossiers zijn een heel innovatieve manier om het overzicht te houden over je contracten. Je hoeft niet te weten met welke leveranciers je werkt om zicht te hebben over bv je afvalcontracten, of je verzekeringen of je onderhoudscontracten. De dossiers laten je om ook heel snel optimalisaties te vinden over diverse afdelingen of vestigingen heen. Wil je zicht op al je IT-contracten? Of meer specifiek op de contracten voor hosting? Piece of cake
N

Documenten

Naast contracten beheren is Contractify ook in staat om de individuele documenten te beheren. Heb je bv een offerte ontvangen van een leverancier, maar heb je nog geen contract? Je dropt de offerte gewoon in Contractify en vindt ze later altijd terug, of koppelt ze achteraf aan het contract. Contractify is ook in staat om in de documenten zelf te zoeken. Opgeladen PDF-documenten worden automatisch doorzoekbaar gemaakt, zodat je in de documenten zelf kan zoeken. Op zoek naar de documenten die met een specifiek project te maken hebben, of die contracten waar met de gezondheidsindex gewerkt wordt? Je vindt ze allemaal terug.
N

Rapportering

De rapporteringsmodule laat je toe om te rapporteren op alle informatie die in Contractify geregistreerd is. Je hebt volledige vrijheid over de selectiecriteria en welke informatie in je rapport opgenomen wordt. En wat meer is: je kan een rapport ook bv automatisch elke maand naar je mailbox laten sturen. Rapportering made easy.
N

Teams

Je kan diverse teams aanmaken met telkens een verantwoordelijke per team. Het gebruik van teams laat toe om zicht te houden op de contracten en taken van je team. Er kan ook een escalatieproces geactiveerd worden zodat je ervan op de hoogte gebracht wordt wanneer een teamlid niet tijdig een taak heeft uitgevoerd. Ook hier is Contractify zo gemaakt dat opvolgen van je team heel eenvoudig is.
N

Contracten

Via het contractoverzicht vind je heel snel en makkelijk elk contract terug. De contracten met een specifieke leverancier, of de contracten die voor een bepaalde vestiging van tel zijn, ze zijn in een paar seconden gevonden. Wanneer je daarna doorklikt naar het contract zelf zie je heel overzichtelijk de metadata van het contract, alle relevante documenten, de taken en meldingen die al uitgestuurd zijn en nog moeten uitgestuurd worden, en tevens de samenvatting van het contract.
N

Taken & meldingen

Taken en meldingen zijn waar het voor de meeste gebruikers vooral om gaat: wat moet ik juist doen in verband met dit contract? Of: waar moet ik van op de hoogte zijn? De taken worden je automatisch per mail toegestuurd en bevatten alle nodige info: wat moet ik weten, en wat moet ik juist doen? Met 1 klik beland je in Contractify zelf en kan je je opmerkingen noteren of gewoonweg op de knop “Taak afgewerkt” klikken.
N

Instellingen

Contract Management Software is vaak berucht om de complexiteit van de parametrisatie. Niet zo met Contractify. Afdelingen of vestigingen aanmaken, leesrechten regelen voor gebruikers, de verantwoordelijkheden voor een gebruiker (tijdelijk) overzetten naar iemand anders, zijn allemaal heel eenvoudig en vragen geen kostelijke opleiding. En vooral: je hebt er zelf volledig controle over.