Stijgende vraag naar digitale kluis voor contractbeheer

Digitalisering is al lang niet meer iets voor in de verre toekomst en op heden blijkt meer dan
ooit de noodzaak tot een digitaal, structureel en efficiënt contractbeheer. Gezien de recente coronacrisis- en maatregelen een serieuze impact hebben op het bedrijfsleven, zijn vele ondernemingen in welke sector dan ook naarstig op zoek naar digitale alternatieven om de bedrijfscontinuïteit zo goed als mogelijk te kunnen borgen. Niet alleen tools voor online meetings worden als zoete broodjes verkocht, ook voor leveranciers van e-signing oplossingen zijn het momenteel gouden tijden.

Ook Contractify (Saas-platform voor contractbeheer) biedt de mogelijkheid om contracten digitaal uit te sturen naar interne en externe stakeholders volgens een eenvoudige (goedkeurings) flow. Waar we dan onderscheidend zijn van andere oplossingen? Simpel. Daar waar vele oplossingen stoppen eens het contract ondertekend is, schiet Contractify in actie. Een ondertekend contract blijft niet hangen in de mailbox of verdwijnt niet ‘ergens op de server’ maar wordt onmiddellijk in de digitale kluis bewaard waar onmiddellijk de juiste toegangsrechten van toepassing zijn.

Onze software is gebouwd rond 4 pijlers. Een 1ste is het centraal online beschikbaar stellen van de contracten en bijhorende documenten dmv 1 simpele muisklik. Gedaan met wachten totdat je collega het contract (en hopelijk de juiste versie ervan) opgesnord en doorgestuurd heeft.

Een 2de pijler is de proactieve opvolging van de opzeg- of einddatum. Wist je dat maar liefst 70% van de contracten zo maar stilzwijgend verlengd worden? Je herkent het wel, je krijgt de jaarlijkse factuur van je leverancier voor een dienst of product waar je al eerder aan gedacht had die te willen stopzetten. Maar helaas, wat blijkt, je contract werd zo net weer stilzwijgend verlengd voor een jaar.

Lang werd onderhandeld over rechten, plichten en andere contractuele afspraken die uiteindelijk hun neerslag vonden in hét contract maar wist je dat 30% van die afspraken niet uitgevoerd worden omdat een (correcte) opvolging ervan ontbreekt. In onze software wordt het zicht krijgen en de opvolging van dergelijke afspraken zoals het tijdig indexeren van je verkoopcontracten, het opvragen van de eindejaarskortingen bij je leveranciers, het terugvragen van een waarborg na afloop van het contract a piece of cake. Dit was onze 3de pijler.

Onze 4de en laatste pijler is de opvolging van de contracten en hun prestaties door het management. We horen het af en toe dat het management het vertrouwen heeft dat de contracten (zonder dat hier specifieke software voor gebruikt wordt) goed beheerd worden door hun personeelsleden. Echter, zeker kunnen ze nooit zijn dat dit effectief ook zo gebeurd.

De stijgende vraag naar een gratis testperiode (nu tijdelijk 45 dagen ipv 14) van Contractify toont aan dat ook ondernemers in deze tijden meer dan ooit beseffen hoe belangrijk het is om de contracten ook van thuis uit beschikbaar te hebben. In deze fase zal dit vooral zijn om specifieke clausules zoals overmacht te kunnen nakijken.

Er zullen heel wat onderhandelingen volgen waarvan het resultaat zal neergepend worden via e-mail of in een addendum aan het contract. We hoeven het je niet te vertellen hoe belangrijk het is om dergelijke afspraken te bewaren bij de contracten en de correcte opvolging ervan te garanderen.

Het is van belang om je organisatie future proof te maken ook op vlak van contractbeheer.

Interesse in de free trial of in een gratis online demo?

0 Comments

Submit a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *