HET BELANG VAN CONTRACTBEHEER TEN TIJDE VAN CORONACRISIS

 

De COVID-19 pandemie stelt organisaties voor een groot aantal ongekende uitdagingen.

Na een eerste focus op het waarborgen van de veiligheid van de werknemers, moet de aandacht van de directie worden verlegd naar meer algemene bedrijfscontinuïteit.

Hieronder lijsten we een aantal concrete acties op die ondernomen kunnen worden mbt contracten en leveranciers.

1. Digitaliseer

Nu dat meer en meer medewerkers verplicht van thuis uit werken, wordt het des te belangrijk dat organisaties ook hun interne processen en tools aan deze nieuwe situatie aanpassen.

Het zijn die organisaties die reeds de digitaliseringsoefening gemaakt hebben en de juiste oplossingen hiervoor gekozen hebben die nu een stuk sneller kunnen schakelen in deze crisissituatie.

Wat tot hiertoe in vele organisaties onderbelicht bleef is de noodzaak om ook hun contracten te digitaliseren en proactief te gaan beheren.

De moedige pogingen die door sommigen reeds ondernomen werden om de contracten op te lijsten in excel blijken nu dikwijls niet voldoende te zijn. De contracten zelf zijn dikwijls nog niet gedigitaliseerd en bijgevolg niet consulteerbaar van thuis uit of meerdere partijen hebben tegelijkertijd toegang nodig.

De ideale oplossing hiervoor is ervoor te zorgen dat alle contractdocumenten in een speciaal contractbeheersysteem worden bewaard. Dit zorgt voor een grotere mate van veiligheid en maakt het voor verschillende partijen gemakkelijk om op afstand toegang te krijgen tot de documenten.

Nu dat vele medewerkers van thuis uit werken is het een ideaal moment om hen de opdracht te geven hun mailbox en persoonlijke mappen op de server te scannen op contractdocumenten en nuttige e-mailcommunicatie mbt contractuele afspraken en deze door te sturen naar een digitale kluis.

Het verplaatsen van contractdocumenten naar de cloud is onder normale omstandigheden een verstandige stap en zeker in huidig klimaat.

2. Analyseer

De Covid-19 pandemie zal als rechtstreeks gevolg hebben dat sommige contractuele verplichtingen zoals bvb toegezegde afnames, stopzettingsclaususles,… de komende tijd nauwkeurig onderzocht zullen worden.

Bedenk hoe gemakkelijk het is om al deze informatie makkelijk terug te kunnen vinden op 1 centrale plaats en onmiddellijk zicht te krijgen op belangrijke informatie zoals verlengingsdata of andere contractuele afspraken. Krijg zicht op de meest bedrijfskritische contracten en maak het mogelijk om deze contracten ook te delen met de betrokken stakeholders.

Eén van de stakeholders die in deze situatie van overmacht zeker een rol zal spelen is deze van de juridisch adviseur.

In onze contractbeheersoftware, Contractify, is het perfect mogelijk om een extern juridisch adviseur al dan niet tijdelijk toegang te verschaffen tot een aantal contracten om deze te laten scannen.

3. Ga het gesprek aan met uw leveranciers

Na de audit is het tijd om volgende stappen te bespreken met de gecontracteerde partijen en leveranciers.

Ook nu zal het bijhouden en opvolgen van alle nieuwe afspraken onder vorm van e-mailcommunicatie, addenda aan de bestaande contracten of nieuwe contracten van groot belang zijn.

Dit alles bespaart kostbare tijd, genereert betrouwbare en actuele informatie en draagt bij aan een stabiel platform voor verdere groei.

Als uw organisatie op dit moment een aantal van de hierboven geschetste problemen ondervindt en op zoek is naar positieve stappen, neem dan contact met ons op bij Contractify. Onze experts kunnen u bijstaan met het juiste advies obv hun ervaring.

Om de organisaties in moeilijkheden bij te staan, stellen we graag onze software gratis ter beschikking gedurende 45 dagen.

Tijdens deze looptijd kan men:

  • Gebruik maken van alle functionaliteiten van de software
  • Gebruik maken van onbeperkt aantal licenties
  • Gebruik maken van onbeperkte opslagruimte
  • Gratis deelname aan live webinars
  • Een extern jurist toegang verlenen tot de omgeving
  • Gebruik maken van 5 gratis digitale handtekeningen

Interesse? Probeer onze gratis trial (45 dagen lang, geen betaalgegevens nodig, toegang tot alle functionaliteiten)

1ste gratis webinar rond digitaal tekenen: woensdag, 25 maart 2020 om 15u

0 Comments

Submit a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *