In 5 stappen efficiënt contractbeheer

Iedereen weet dat je contracten moet opvolgen, en dat er geld verloren gaat wanneer je dit niet doet.

Contracten zitten vaak verspreid over diverse afdelingen of personen. Van bij een directiesecretaresse over facilitair verantwoordelijke,  tot bij de boekhouder en/of onthaal. En daar is op zich niets verkeerd mee. Een contract zit het best bij de persoon die er inhoudelijk het meest van op de hoogte is. Maar het brengt wel een aantal uitdagingen en problemen met zich mee. De gemaakte afspraken met leveranciers zitten vaak in het hoofd van verschillende medewerkers, verborgen in een map of in een overvolle mailbox. Hoe hou je hier overzicht over? Hoe weet je welke contracten je organisatie heeft en wat afgesproken is?

Een aantal uitdagingen rond contractbeheer:

  • een duidelijke behoefte aan het verwerven van eenvoudige en gestructureerde procedures voor contractbeheer
  • Geen overzicht op aflopende contracten of stilzwijgende verlengingen
  • Contracten liggen verspreid over de hele organisatie en meestal nog op papier
  • Bijhorende documenten zoals offertes, bestelbonnen, emailverkeer, opzegbrieven,… worden vergeten en zijn nodig om te koppelen aan het contract
  • Controleren van bepalingen van een overeenkomst bij een factuur is niet altijd eenvoudig, zo worden er toegekende kortingen zoals een eindejaarskorting vergeten
  • Nuttige informatie over een leverancier, beschrijving, verantwoordelijke persoon, afdeling kan niet worden bijgehouden
  • Management/directie verliest zicht op de contracten en bijhorende opvolging

Contractbeheer moet dan ook aan een aantal voorwaarden voldoen.

  1. Contractbeheer en de oplossing die je hiervoor hanteert moet heel eenvoudig zijn in gebruik.
  2. De oplossing mag geen bijkomende druk leggen op de medewerkers. Dit realiseer je door alle opvolgingstaken die moeten gebeuren te pushen naar de juiste persoon op het moment dat dit relevant is.
  3. De oplossing moet je helpen om zicht krijgen waar optimalisatie mogelijk is.
  4. De gekozen oplossing dient je tijd te besparen.
  5. De partner waar je mee samenwerkt moet je kunnen helpen om tot een positief eindresultaat te komen.

 

Contractify is gebouwd om aan deze 5 punten te voldoen!

0 Comments

Submit a Comment

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *