Vind alle antwoorden op je vragen

 

Algemeen

 

FAQ - Voor wie is Contractify geschikt?

Iedereen weet dat je contracten moet opvolgen, en wanneer je dat niet doet, dat er geld verloren gaat. Met andere woorden: Contractify is geschikt voor elke organisatie, zowel overheid als privé. Dat geldt zeker voor de wat grotere organisaties waar de contracten verspreid zitten over meerdere afdelingen en personen. Maar ook een jong bedrijf dat onmiddellijk start met de registratie van zijn contracten zal als voordeel hebben  de grote inhaalbeweging waar vele grotere organisaties nog mee geconfronteerd worden, niet meer te moeten maken. Bepaalde organisaties halen nog meer voordeel uit het gebruik van een degelijke contract management tool namelijk:

  • Organisaties met meerdere vestigingen
  • Organisaties die regelmatig overnames doen
  • Organisaties met veel personeelsverloop
FAQ - Hoe snel kan ik met contractify aan de slag?

Nadat u zich geregistreerd heeft, ontvangt u van ons uw logingegevens en kunt u onmiddellijk aan de slag met de software. Ook het parametriseren van Contractify is heel makkelijk. Je kan letterlijk binnen het uur effectief aan de slag met Contractify.

FAQ - Is het mogelijjk om de software eerst uit te proberen?

Uiteraard is dit mogelijk. We bieden u 2 weken gratis toegang tot uw eigen demo-omgeving. Beslist u om verder te werken met Contractify dan blijven uw gegevens bewaard. Beslist u om te stoppen na 2 weken dan wordt uw omgeving verwijderd.

FAQ - Zijn er opstartkosten verbonden aan Contractify?

Er zijn geen verplichte opstartkosten verbonden aan het gebruik van Contractify. Wenst u echter hulp  bij de opbouw van uw omgeving (afdelingen, vestigingen, dossiers, juridische entiteiten, leesrechten, gebruikers,…) dan rekenen we hiervoor een vaste kost van 800 EUR aan.

FAQ - Waarom zou ik een Contract Management software tool moeten gebruiken als ik niet veel contracten heb?

Er wordt dikwijls foutief verondersteld dat er maar weinig contracten aanwezig zijn in de organisatie. We hebben een lijst opgesteld van het soort contracten die de meeste organisaties hebben. Je kan deze hier downloaden. Zo kan je je een beeld vormen van het aantal contracten dat je hebt.

FAQ - Ik heb geen behoefte aan een oplossing voor het beheer van mijn contracten. De relaties met mijn leveranciers zijn uitstekend en de meeste zaken verlopen via mondelinge afspraken of verlopen via e-mail. Dit is toch geen probleem?

Er is niets verkeerd met mondelinge afspraken of afspraken per mail.  Maar ook deze volg je best op. Het probleem stelt zich al wanneer de mondelinge afspraken niet gekend zijn door iemand anders in de organisatie of dat de afspraken in die ene mailbox blijven zitten en de persoon in kwestie verlaat de firma.

FAQ - Waarom zou een overzicht in excel niet werken?

Contracten beheren in Excel kan, maar heeft nogal wat beperkingen. Een excelsheet wordt meestal persoonlijk of door een kleine groep gebruikt en kunnen niet gemakkelijk gedeeld worden om te gebruiken in de volledige organisatie. Een excel zal geen herinnering uitsturen wanneer de opzegdatum nabij is. Een excelsheet bevatten enkel gestructureerde data (bedragen, begindata, opzegdata,…). Contracten daarentegen bevatten dikwijls ongestructureerde afspraken die in een excel moeilijk of althans niet duidelijk kunnen weergegeven worden. Contractify heeft heel wat intelligentie ingebouwd waardoor de software je heel  wat administratieve taken uit handen neemt.

FAQ - Voor welke contracten kan ik Contractify gebruiken

Eigenlijk gaat het om het beheer van alle afspraken die je hebt met een externe partij. Of er een formeel contract van bestaat is minder van belang. Wanneer registreer je een contract of afspraak in Contractify? Als je op een van de volgende vragen ‘ja’ antwoordt, dan stop je het best in Contractify:

  • Is het belangrijk dat ik of een collega de documenten vlot terugvindt?
  • Zijn er bepaalde afspraken die dienen opgevolgd te worden?
  • Dient bepaalde info afgeschermd te worden?
  • Zitten afspraken verspreid over de organisatie en wil ik er toch overzicht over houden?

Contractify kan met andere woorden gebruikt worden voor zowel aan- als verkoopcontracten, facilitaire contracten, online abonnementen, algemene contracten of zelfs documenten zoals vergunningen die één of meerdere opvolgingstaken hebben.

FAQ - Hoeveel documenten kan ik opladen in Contractify

Er is geen beperking in het totaal aantal of grootte van de documenten die kunnen opgeladen worden. Contractify zal er automatisch voor zorgen dat de pfd-documenten OCR-gezet worden en tevens geoptimaliseerd worden naar grootte zonder kwaliteit te verliezen.

FAQ - Kan ik werken met templates in Contractify?

Ja. Je kan werken met zowel standaard templates van Contractify of je kan zelf eigen templates gaan opmaken die specifiek zijn voor bepaalde soorten contracten. Je gaat nu eenmaal anders om met een onderhoudscontract dan met een energiecontract. Je hangt wel niet af van die templates. M.a.w. als je iets specifiek wil registreren voor één bepaald contract, dan moet je geen nieuwe template aanmaken.

FAQ - Waarom zou ik voor Contractify kiezen ipv een andere oplossing?

Eén van de belangrijkste uitgangspunten bij de ontwikkeling van Contractify was het gebruiksgemak. Contractify spreekt hierdoor aan tot gebruik. Geen onnodige toeters en bellen maar duidelijke focus op functionaliteiten rond opvolging de contractuele afspraken. Bij opstart krijg je onmiddellijk zicht op welke mogelijke contracten er binnen je organisatie aanwezig kunnen zijn dmv de dossiers. Zo is het heel eenvoudig om snel te kunnen zien welke contracten er nog ontbreken. Door de contracten onder te verdelen in dossiers krijg je ook zicht op optimalisatiemogelijkheden. Wanneer je bvb voor je 5 vestigingen samenwerkt met  verschillende leveranciers voor eenzelfde dienstverlening dan zal het heel waarschijnlijk opportuun zijn om een marktanalyse uit te voeren en alles te centraliseren bij 1 leverancier. In een dossier kan je naast contracten ook gewone documenten bewaren. Contractify onderscheidt zich ook in de mogelijkheid om iemand tijdelijk back-up te maken bij bvb een langdurige afwezigheid. Door een simpele muisklik zal de back-up zicht krijgen op de contracten en taken van de afwezig collega en zal deze bovendien ook tijdelijk een melding krijgen van diens taken in de mailbox. Waar Contractify zich eveneens in onderscheid is dat we naast de software-oplossing ook ondersteunende diensten aanbieden. Wat we vaak zien is dat organisaties starten met de aanschaf van de software maar dat de registratie van de contracten niet, moeizaam of incorrect gebeurt meestal omwille van tijdsgebrek of gebrek aan kennis. Ons Contractify team kan uw organisatie hierbij helpen. Dit kan gaan over éénmalige ondersteuning bij opstart: inrichten van de omgeving en/of registratie van alle lopende contracten of blijvend beheer van al uw contracten. Door beroep te doen op onze diensten bent u er zeker van dat alles op een correcte en vlotte manier geregistreerd wordt zodat u zich kunt focussen op de core van uw business

Diensten

 

FAQ - Wat kan ik precies verstaan onder jullie dienstenpakketten Intro, Business en Expert?

Intro:

  • Registratie van alle contracten en bijhorende documenten
  • Opvragen van onduidelijkheden/ontbrekende informatie (algemene voorwaarden, addenda, begindata,…) bij de desbetreffende leveranciers wanneer we over uw mandaat beschikken
  • Registratie van opvolgingstaken mbt de opzegdatum van de contracten
  • Opleiding voor alle gebruikers + 1 op 1 na registratie van alle lopende contracten
  • Periodieke rapportering over de openstaande onduidelijkheden/ontbrekende informatie

Business:

  • Registratie van alle contracten en bijhorende documenten
  • Opvragen van onduidelijkheden/ontbrekende informatie (algemene voorwaarden, addenda, begindata,…) bij de desbetreffende leveranciers wanneer we over uw mandaat beschikken
  • Registratie van opvolgingstaken mbt de opzegdatum van de contracten
  • Registratie van alle afspraken zoals bvb. indexeringsaanpassing, terugvragen waarborg, opvragen eindejaarskorting, check of het periodiek onderhoud werd uitgevoerd,…
  • Opleiding voor alle gebruikers + 1 op 1 na registratie van alle lopende contracten
  • Periodieke rapportering over de openstaande onduidelijkheden/ontbrekende informatie

Expert:

  • Registratie van alle contracten en bijhorende documenten
  • Opvragen van onduidelijkheden/ontbrekende informatie (algemene voorwaarden, addenda, begindata,…) bij de desbetreffende leveranciers wanneer we over uw mandaat beschikken
  • Registratie van opvolgingstaken mbt de opzegdatum van de contracten
  • Registratie van alle afspraken zoals bvb. indexeringsaanpassing, terugvragen waarborg, opvragen eindejaarskorting, check of het periodiek onderhoud werd uitgevoerd,…
  • Samenvatting van het contract en alle bijhorende documenten
  • Opleiding voor alle gebruikers + 1 op 1 na registratie van alle lopende contracten
  • Periodieke rapportering over de openstaande onduidelijkheden/ontbrekende informatie
FAQ - Kan ik ook een combinatie maken van bvb. 50 contracten Intro en 50 contracten Business?

Ja dit kan zeker. De verschillende pakketten kunnen per 50 contracten vrij gecombineerd worden. Het is aan u om te bepalen welke contracten u via welk pakket geregistreerd wenst te hebben

FAQ - Ik zou graag starten met de implementatie van Contractify in mijn organisatie en ik organiseer dit het liefst intern. Ik vrees wel dat niet iedereen de tijd zal vinden om de contracten te registreren

Geen probleem. Ook hiervoor heeft Contractify een oplossing. Voor de medewerkers die geen tijd hebben om de registratie zelf te doen (en te blijven doen), kan er naast de softwarelicentie ook een dienstenpakket genomen worden.

FAQ - Wanneer ik beroep doe op het Contractify team enkel voor de registratie van de lopende contracten, hang ik dan ook vast aan een maandelijkse kost?

Neen. De registratie van de lopende contracten is een éénmalige kost obv het aantal contracten en het niveau waarop ze moeten geregistreerd worden (Intro, Business of Expert). Enkel wanneer Contractify ook de registratie van de nieuwe contracten doet alsook de update van de lopende contracten, zal hiervoor een maandelijkse kost aangerekend worden.

Technisch

 

FAQ - Is Contractify een cloudoplossing?

Inderdaad. Contractify is een Cloud Based Saas oplossing.

FAQ - Kan Contractify ook gekoppeld worden met andere pakketten?

Contractify kan gekoppeld worden met andere pakketten. Als je een intern IT-team hebt dat de koppeling kan verzorgen, dan is dat perfect. Heb je dit niet, of hebben je IT-mensen niet de nodige tijd, dan kunnen wij hier voor zorgen. Voor meer informatie, contacteer ons.

FAQ - Is er een helpdesk beschikbaard?

Ja. Deze kunt u ofwel bereiken via de chatfunctie in de tool, telefonisch op het nummer +32 9234 28 97 of via e-mail naar info@contractify.be. Maandag tot vrijdag van 8u30 tot 17u30

Veiligheid

De veiligheid van uw data is voor ons een absolute topprioriteit. Hieronder geven we graag inzicht in de maatregelen die we getroffen hebben om te voldoen aan de hoogste security vereisten.

FAQ - Waar wordt mijn data bewaard?

Al uw data wordt bewaard binnen de grenzen van de Europese Unie om zo te voldoen aan de GDPR- wetgeving. Uw data wordt toevertrouwd aan Combell, één van de belangrijkste Europese hostingproviders en wordt ondersteund door een doorgedreven SLA. Deze SLA staat garant voor een 24/7 monitoring en support en back-up procedure. Combell is sinds 2007 als een van de eerste Benelux hostingproviders in het bezit van een ISO 9001 certificaat. ISO 9001 is een internationaal erkende norm voor kwaliteitsmanagement.

FAQ - Hoe wordt mijn data beveiligd?

Sinds 2011 is Combell, als eerste Belgische hoster, in het bezit van het ISO 27001:2013 certificaat. Dit kwaliteitslabel is het resultaat van een uitgebreide externe audit op het gebied van Security Management. Onze klanten krijgen daardoor de meest verregaande garanties voor de veiligheid van hun hostingomgeving, vergelijkbaar met wat banken aan hun klanten bieden. Alle verbindingen zijn steeds beveiligd door SSL-certificaten met de laatste best practices. De SSL-encryptie is een technologie die ook in de financiële wereld gebruikt wordt voor zowel interne als externe verbindingen en zorgt ervoor dat gevoelige informatie nooit verzonden of ontvangen wordt als leesbare tekst. Dankzij dit gesofisticeerde beveiligingssysteem blijven de data van verschillende klanten te allen tijde gescheiden.

FAQ - Blijf ik eigenaar van mijn data?

U blijft ten allen tijde eigenaar van alle gegevens en documenten die uw omgeving worden opgeladen of ingegeven zijn. U kan ten allen tijde een algemene export van al uw gegevens aan ons opvragen.

FAQ - Wordt er een back-up gemaakt van mijn gegevens?

Dagelijks wordt een back-up genomen van de volledige server die bijgehouden wordt op zowel andere fysieke hardware binnen hetzelfde als in een ander (Europees) datacenter. Dit om volledig dataverlies bij eventuele calamiteiten te voorkomen. Deze back-up wordt minstens 6 maanden bewaard. De 1ste 2 weken wordt elke back-up bijgehouden, daarna 1 per week en na 2 maanden nog 1 per maand.

FAQ - Is er een continuïteitsregeling?

In geval van calamiteit langs de kant van DB² Value Creation, om wat voor reden ook, krijgt u de garantie om, op eenvoudig verzoek, een volledige back-up van al uw gegevens en documenten te krijgen.